Spezialisierte, validierungsfähige Branchen-Software für den Handel in der Pharmazie. Einige Highlights der Software:
ERP-Software für den Pharmahandel und Pharmagroßhandel
Warenwirtschaftssystem für den Pharmahandel
Mit einer Software speziell für den Pharmahandel oder für Apotheken mit Großhandelserlaubnis können Sie Ihre Marktposition im immer komplexer werdenden Handel in der Pharmazie festigen und weiter ausbauen. Chargenverwaltung, Rabattverträge und Innovationsdruck fordern neben der Notwendigkeit einer ausgeklügelten Logistik und der Umsetzung von rechtlichen Besonderheiten wie bspw. der europäischen Fälschungsrichtlinie ihren Tribut.
Mit der Softwarelösung von VARIO sowohl für den Pharmahandel als auch den Pharmagroßhandel (pharmazeutische Großhändler) führen Sie Ihr Unternehmen zum Erfolg. Das moderne Warenwirtschaftssystem vereint verschiedene Vertriebskanäle sowie sämtliche Prozesse vom Einkauf über die Auftragsverwaltung bis zum Lagerwesen und das speziell auf die Pharma-Branche abgestimmt!
Mit VARIO habe ich volle Kontrolle und Transparenz über den gesamten Warenkreislauf – inklusive Chargenrückverfolgung, von der Lieferantenqualifizierung über die Lagerprozesse bis zur Auslieferung an freigegebene Kunden. Gleichzeitig erfülle ich alle rechtlichen und Compliance-Anforderungen sauber.
Zertifiziertes Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015
Die VARIO Software AG verfügt mit der Zertifizierung nach ISO 9001:2015 über ein Qualitätsmanagementsystem, das regelmäßig unabhängig überprüft wird. So stellen wir sicher, dass unsere Abläufe internationalen Standards entsprechen und fortlaufend verbessert werden. Damit haben Sie die Sicherheit, dass wir Qualität und Compliance fest in unseren Strukturen verankert haben.
Erfahrungen mit VARIO im Pharmahandel & Pharmagroßhandel
Reibungsloser Projektverlauf mit VARIO! Die Umsetzungsphase erforderte eine enge Abstimmung, insbesondere wegen der speziellen Anforderungen im Pharma-Umfeld. Schnell etablierte sich eine strukturierte, effiziente Zusammenarbeit mit dem VARIO-Team. Dank wöchentlicher, gut vorbereiteter Online-Meetings konnten Schulungen und Projektaufgaben problemlos remote durchgeführt werden. Ein Vor-Ort-Einsatz war nicht notwendig. Unser Ansprechpartner hat sich gut auf uns eingestellt, war jederzeit ansprechbar und kompetent.
Mit VARIO konnten wir die GDP-Regel-Inspektion reibungslos bestehen. Die branchenspezifischen Funktionen wie Tagesinventuren, die SecurPharm-Schnittstelle und die lückenlose Chargendokumentation haben uns dabei entscheidend unterstützt. Prozesse laufen effizient im Hintergrund, ohne den Betriebsablauf zu stören.
Effizientere Prozesse durch die richtige Software. Wir waren ursprünglich auf der Suche nach einer Software, mit der wir über MSV3 bestellen können, da unsere bisherige Lösung diese Anforderung nicht abbilden konnte. Bei den ersten Gesprächen mit VARIO Pharma wurde uns jedoch schnell klar, dass die Software bereits viele unserer bestehenden Anforderungen erfüllt. Prozesse, die bisher nur teilweise oder mit Lücken umgesetzt waren, lassen sich mit VARIO deutlich effizienter abbilden.
Während die regulatorischen Anforderungen im pharmazeutischen Großhandel immer komplexer werden, ermöglicht VARIO Pharma deren zuverlässige und praxisnahe Umsetzung. Gerade in einem stark regulierten Umfeld schafft VARIO Transparenz, Sicherheit und klar strukturierte Prozesse im Tagesgeschäft.
Seit dem Start mit VARIO Pharma haben sich unsere Abläufe spürbar verbessert. Die Warenannahme ist deutlich zeitsparender geworden, die Fehlerquote im Lager und Versand wurde nahezu auf Null reduziert. Der Workflow ist einfach, übersichtlich und folgt einem klaren, logischen Ablauf ohne großen Zeitaufwand.
Warum wir im Pharmagroßhandel auf VARIO setzen. In unserem Bereich, im Großhandel, ist effektives Arbeiten ohne Software heute nicht mehr möglich, da Geschwindigkeit und Prozesse vollständig aufeinander abgestimmt sein müssen. Wir nutzen VARIO Pharma im Großhandel, weil sich damit Lagerplätze, Palettenprozesse und Abläufe deutlich besser abbilden lassen als mit einer klassischen Apothekensoftware. Diese ist für die Apotheke geeignet, für den Großhandel jedoch nicht – insbesondere bei Anforderungen wie SecurPharm, Updates, MSV3 oder Chargenrückrufen, die dort häufig fehlen.
Individuelle und rechtskonforme Branchenlösung für den Pharmahandel
Individuelle und spezielle Richtlinien bspw. securPharm oder die Prüfung, ob Ihre Kunden oder Lieferanten eine gültige Großhandelsgenehmigung haben, werden mit der VARIO Software für den Pharmagroßhandel zuverlässig umgesetzt. Im Fall einer fehlenden Genehmigung wird die für Apotheken- und rezeptpflichtige Artikel die Auftragsbearbeitung für diesen Kunden blockiert. Somit sind Sie stets auf der sicheren Seite. Aber auch der branchenspezifische Blick auf Artikeldaten durch eine eigene Pharma-Artikel-Stammdatenmaske erleichtert das alltägliche Arbeiten.
Wir bieten Ihnen nicht nur ein modernes Warenwirtschaftssystem, welches umfangreiche Module und Funktionen bereitstellt, sondern darüber hinaus eine Softwarelösung, die etwaige Änderungen der Rechtslage stets berücksichtigt.
ABDA-Artikeldatenbank von ABDATA
Über die ABDA-Datenbank erhalten Sie umfangreiche Arzneimittelinformationen, wie Basisinformationen (Preise, Texte, uvm.), aber auch Informationen zur Verpackung und Lagerung direkt in Ihr Warenwirtschaftssystem.
Als Neukunde stellen wir Ihnen diese Daten initial einmal bereit. Anschließend steht Ihnen eine neue Version der Artikeldaten am 1. und 15. eines jeden Monats zum Abgleich bereit. Bei bestehenden Artikeln werden, wenn gewünscht, Werte aktualisiert.
Die knapp 1 Million enthaltenen Artikel werden in einer sogenannten Schattendatenbank vorgehalten. Diese Schattendatenbank ist Volltext durchsuchbar. Die integrierte Wirkstoffsuche hilft beim Recherchieren. Zudem können Sie bestimmen, welche Artikel- und/oder Warengruppen Sie in Ihren Hauptartikelstamm überführen wollen.
Weitere technische Informationen finden Sie in unserem Handbuch.
MSV3-Schnittstelle inkl. MSV3-Server
MSV3 (Medium Speed Version) ist für deutsche Apotheken und den Pharmahandel nicht mehr wegzudenken. Die Webservice-basierte Schnittstelle zur Übermittlung der Bestellung von Apotheken beim Großhandel überzeugt mit Schnelligkeit, Stabilität und Benutzerfreundlichkeit.
Daher versteht es sich für eine Pharma-Branchenlösung von selbst, dass die MSV3-Schnittstelle in der Software enthalten ist und das sowohl für Sie als Auftrags-Sender (Bestellung beim Großhändler/Lieferanten, inkl. Prüfung und Anzeige der Lieferfähigkeit und Liefermenge), als auch für Sie als Auftrags-Empfänger.
Als einer der wenigen Software-Anbieter, bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit einen eigenen MSV3-Server bei sich im Haus zu betreiben (Sie sind Auftrags-Empfänger und bieten einen Server an - bspw. "msv3.meine-domain.de"). Somit haben Apotheken und andere Pharmahändler die Möglichkeit bei Ihnen, über den gewohnten Weg, zu bestellen. Dies ist ein wahrer Wettbewerbsvorteil!
Eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung der MSV3-Schnittstelle finden Sie in unserem Handbuch.
securPharm-Schnittstelle
Seit 2019 muss eine Echtheitsprüfung von allen verschreibungspflichtigen Medikamenten vor der Abgabe an den Patienten durchgeführt werden (Fälschungsschutzrichtlinie 2011/62/EU in Verbindung mit der Delegierten Verordnung (EU) 2016/161). Für Großhändler ist eine Echtheitsprüfung der Arzneimittel bereits beim Wareneingang notwendig.
Die Echtheitsprüfung der Artikel ist für Sie im Arbeitsalltag mit VARIO kein nennenswerter Mehraufwand. Alle Prüfungen nach dem Scan des Data Matrix Code passieren im Hintergrund und werden direkt gegen das securPharm-System geprüft. Auch das Ausbuchen von Arzneimitteln geht im Handumdrehen.
Wie die integrierte securPharm-Schnittstelle in VARIO funktioniert, erfahren Sie kompakt zusammengefasst in unserem Angepinnt-Video. Weitere Informationen zur Einrichtung der securPharm-Schnittstelle finden Sie in unserem Handbuch.
Chargen-Verwaltung
Chargen und/oder die Unique Device Identification (kurz UDI) bestimmter Erzeugnisse gehören in der Pharmabranche zum Alltag. VARIO Pharma liefert die digitale Grundlage für schnelle, sichere und GDP-konforme Chargenrückrufe im Pharmagroßhandel.
Unsere Lösung sperrt betroffene Chargen sofort im System, verhindert Auslieferungen zuverlässig und steuert Quarantäne- sowie Lagerprozesse durch klare Workflows. Mit lückenloser Rückverfolgbarkeit erzeugen Sie Empfängerlisten in Sekunden und informieren Apotheken, Kliniken und Partner zielgerichtet – inklusive Vorlagen, Fristen und Eskalationslogik. Rücknahmen, Abholungen und Wareneingänge werden chargengenau erfasst, automatisch dokumentiert und revisionssicher nachverfolgbar gemacht. Wirksamkeitskontrollen, Rücklaufquoten und Management-Reports sind jederzeit transparent verfügbar.
So reduzieren Sie Aufwand und Risiko, beschleunigen die Abwicklung und erfüllen regulatorische Anforderungen. Mit VARIO Pharma erhalten Sie ein System, das Rückrufe von der ersten Meldung bis zum Abschluss durchgängig beherrscht.
Kunden- und Lieferantenverifizierung
Die Kunden- und Lieferantenverifizierung stellt sicher, dass nur berechtigte und qualifizierte Partner in Ihre pharmazeutischen Warenströme eingebunden werden. Natürlich immer GDP-konform und nachvollziehbar. Unsere Software führt Sie strukturiert durch die Erfassung von Stammdaten, die Prüfung relevanter Nachweise und die Freigabe von Kunden und Lieferanten. Dokumente werden zentral abgelegt, Ablaufdaten überwacht und Re-Verifizierungen automatisch terminiert.
Im Tagesgeschäft greift ein klarer Schutzmechanismus: Bezug, Verkauf und Belieferung sind nur möglich, wenn Berechtigungen und Unterlagen vollständig sind. Regelbasierte Prüfungen unterstützen die Abgabe-/Bezugsrechte, z. B. für RX, OTC, BtM oder medizinisches Cannabis. Alle Schritte werden revisionssicher, inklusive Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und Zeitstempeln, protokolliert. So reduzieren Sie Aufwand, vermeiden Risiken und sind jederzeit auditbereit.
Knappheitsliste
Die Knappheitsliste (Exportverbotsliste) umfasst jene Arzneispezialitäten, die nach Prüfung durch das BfArM ein (temporäres) Exportverbot in den EWR erhalten haben. VARIO Pharma übernimmt diese Liste automatisiert aus den offiziellen Registern, kennzeichnet betroffene Artikel eindeutig und setzt die Vorgaben operativ um: Auslandsversand wird bereits bei Auftragserfassung, Kommissionierung und/oder Versandfreigabe zuverlässig verhindert.
Alle Sperren, Entscheidungen, Laufzeiten und Ausnahmen werden revisionssicher protokolliert und sind für Audits jederzeit nachvollziehbar.
Verwaltung der verantwortlichen Person (VP)
Die Verantwortliche Person (VP) nimmt in der Pharma-Warenwirtschaft eine zentrale, klar abgegrenzte Rolle ein. Sie stellt sicher, dass alle GDP-relevanten Prozesse regelkonform gesteuert werden und verfügt über exklusive Freigaberechte. Dazu gehören insbesondere die Freigabe von Kunden und Lieferanten sowie die Vergabe von Bezugs- und Abgabeberechtigungen.
Die VP verantwortet außerdem die Erst- und Requalifizierung (Durchführung oder Freigabe) und autorisiert kritische Bestandsbewegungen wie Buchungen aus dem Quarantänelager, Vernichtungen sowie die Securpharm-Ausbuchung bei RX-Artikeln. Darüber hinaus kann sie Artikeleigenschaften wie verschreibungspflichtig, BtM, medizinisches Cannabis etc. anlegen oder ändern.
Für effiziente Abläufe kann die VP ausgewählte Aufgaben, nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert, zeitlich befristet an Mitarbeitende delegieren.
Weitere ERP-Funktionen
Neben den hier beschrieben Highlights für die Pharmabranche, stehen Ihnen weitere Module und Funktionen zur Verfügung.
Lagerwesen
Angefangen mit dem digitalen Arbeiten in den Kommissionierungsprozessen mit MDE-Geräten und Scannern bis hin zu modernen Direkt-Anbindungen an Versender wie TNT, UPS, DHL und diverse Speditionen bietet VARIO alles aus einer Hand, in einer Software an.
Verpackungsbarcodes für Umverpackungen
In der Regel werden im Wareneingang für Kartons oder Paletten, die die gleichen Artikel beinhalten (sprich viele Schachteln des gleichen Medikamentes), mit einem neuen "Gesamt-" Außenbarcode versehen. Dieser beinhaltet die Menge der Einzel-Verpackungen bzw. den Karton-/Paletteninhalt. Wird dieser Barcode in der Kommissionierung gescannt, ist die gesamte Menge ausgewählt - dies spart gerade im Großhandel enorm viel Zeit.
FiBu-System
Offene Posten, Verbindlichkeiten, Zahlungen, Kassenbuch, integriertes Online-Banking und Mahnungen: Mit VARIO verwalten und kontrollieren Sie Ihren Geldfluss - GoBD-konform. Dank integrierter FiBu-Schnittstellen ist die Anbindung des Steuerberaters oder eines anderen externen Buchhaltungssystems kinderleicht.
CRM-System
Die Kundenbeziehung und Beratung ist essenziell für den Erfolg im Großhandel, um langfristige Kundenbeziehungen zu halten. Mit der ins Warenwirtschaftssystem integrierten CRM-Software profitieren Sie nicht nur von einem CRM für den Service, sondern auch für den Vertrieb und das Marketing.
... und vieles mehr
... wie bspw. ein DMS, zahlreiche Auswertungsfunktionen, vielfältige E-Commerce-Schnittstellen und Funktionen...
Falls Sie ein produzierendes Gewerbe in der Pharmaindustrie sind, bieten wir zusätzlich eine vollumfängliche Produktions-Software an.
VARIO Versionen & Preise für den Pharmahandel
Dank der kostenfreien Testversion können Sie unsere Software auf Herz und Nieren prüfen, ob sie zu Ihren Anforderungen passt. Noch einfacher lernen Sie unsere Software-Lösung für den Pharmahandel in einem unverbindlichen Erstgespräch kennen.
Die Software können Sie auf verschiedene Arten finanzieren - entweder als Kauf, als Leasing oder als Miete.
Kostenlos testen
VARIO Pharma - Testversion
kostenlos testen
Mit bis zu 1.000 Belegen haben Sie ausreichend Zeit und Ihnen stehen all solche Funktionen zur Verfügung, die Sie benötigen, um die VARIO Pharma Software auf Herz und Nieren zu prüfen.
100% individualisierbar
VARIO Pharma
Miete
Kauf
ab 199,00 €
ab 5.990,00 €
monatlich zzgl. USt.
Maßgeschneidert für die Pharma-Branche: VARIO Pharma ist die Branchenlösung für kleine und mittlere Unternehmen aus dem Pharmagroßhandel. Die Software wurde gemeinsam mit Großhändlern und Compliance-Managern entwickelt.
Videos zur Software Pharmahandel
Nachfolgend finden Sie zu den wichtigsten Pharma-Themen verschiedene Erklärvideos der Funktionen unserer Software:
FAQ – Häufige Fragen zur ERP-Software für den Pharmahandel
Eine Großhandelserlaubnis benötigen pharmazeutische Vertriebsunternehmen oder Zulassungsinhaber ohne Herstellungserlaubnis, die Arzneimittel aus fremder Herstellung vertreiben.
Die Großhandelserlaubnis unterliegt dem Gesetz des §52a des Arzneimittelgesetzes (AMG). Um eine Großhandelserlaubnis zu erlangen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:
- Benennung einer Betriebsstätte
- Nachweise geeigneter und ausreichender Räumlichkeiten, Anlagen und Einrichtungen
- Benennung einer verantwortlichen Person mit erforderlicher Sachkenntnis
- Eine schriftliche Erklärung, dass alle gesetzlichen Vorgaben für den ordnungsgemäßen Großhandelsbetrieb eingehalten werden
- Nachweis über die Zuverlässigkeit des Antragsstellers und der verantwortlichen Person
Weitere Informationen erhalten Sie bei der Zentralstelle der Länder für Gesundheitsschutz bei Arzneimitteln und Medizinprodukten.
Pharmahändler benötigen ERP-Funktionen, die exakt auf regulatorische Anforderungen und den Handel mit Arzneimitteln abgestimmt sind. Dazu zählen unter anderem die Chargen- und Seriennummernverfolgung, integrierte SecurPharm- und ABDATA-Schnittstellen, Rückverfolgbarkeit nach AMG-Vorgaben sowie ein leistungsstarkes Lager- und Bestandsmanagement mit automatischer Dokumentation.
Mit VARIO lassen sich sämtliche Chargen und Seriennummern vom Wareneingang bis zur Auslieferung eindeutig nachverfolgen. Jede Charge ist dokumentiert und kann bei Rückrufen oder Qualitätsprüfungen sofort identifiziert werden. Das schafft maximale Transparenz, Sicherheit und Compliance im pharmazeutischen Handel.
VARIO verfügt über eine vollintegrierte SecurPharm-Schnittstelle, die die Echtheit von verschreibungspflichtigen Arzneimitteln automatisch überprüft. Jede Packung wird vor der Abgabe validiert, sodass keine gefälschten Produkte in Umlauf gelangen. So stellen Pharmahändler sicher, dass ihre Lieferketten jederzeit den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Die Einführung von VARIO erfolgt in mehreren Phasen, die individuell auf Ihr Handelsunternehmen abgestimmt werden. Nach einer Analyse Ihrer bestehenden Prozesse richtet unser Projektteam das System passgenau ein – inklusive der Anbindung branchenspezifischer Schnittstellen wie MSV3, SecurPharm und ABDATA.
Anschließend erfolgt die Datenübernahme, eine praxisnahe Schulung Ihrer Mitarbeitenden und der gemeinsame Go-Live. So stellen wir sicher, dass Sie mit VARIO schnell, effizient und rechtskonform im Tagesgeschäft arbeiten können.
Ja, nach der Installation und der Basis-Einrichtung, erhalten Sie auf Wunsch einen Installations-Qualifizierungsbericht. Dieser Bericht ist für die Validierung der Software notwendig.
Gesetzliche Vorgaben und regulatorische Anforderungen prägen den Pharmagroßhandel mehr denn je. Wie können Unternehmen diesen Herausforderungen erfolgreich begegnen? Welche Regularien sind aktuell besonders relevant? Beim ersten VARIO Branchenforum für den Pharmagroßhandel erhielten Teilnehmende wertvolle Einblicke, praxisnahe Lösungen und Expertenwissen aus erster Hand.
Die konkreten Systemvoraussetzungen, etwa zu Betriebssystem, Prozessoren und Speicherplatz, finden Sie in unserer Übersicht zu den Systemvoraussetzungen.
Eine ausführliche Beschreibung aller pharmaspezifischen Funktionen und Prozesse – beispielsweise zur ABDATA-, MSV3- sowie securPharm-Schnittstelle – erhalten Sie im Handbucheintrag „VARIO für den Pharmahandel“.